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内容証明の書き方

用紙について

用紙はどんなものでも構いません。制限がありませんので極端な話、メモ用紙でもルーズリーフでも問題ありません。 ですが、メモ用紙でも問題ないといいましたが、相手に正式な文書であると思わせるためには内容証明用紙が効果的です。

内容証明用の内容証明用紙というものが文房具店などにおいてありますので手書きで書くさいは便利ですのでおすすめします。

タテ書き、ヨコ書きとどちらでも良いのですが、書ける文字数が決まっています。

縦書き:1行に20字以内、1枚に26行以内
横書き:1行に20字以内、1枚に26行以内:1行に13字以内、1枚に40行以内:1行に26字以内、1枚に20行以内

1字の範囲・使用できる文字等

1字の範囲
句読点は各1字として扱います。  、←1字  ←1字
カッコは合わせて1字とします。   「 」←1字  例 (内容証明)←計5字
記号   % g + ←各1字   kg ←2字

使用できる文字等
内容証明郵便に使える文字は決まっています。
ひらがな・カタカナ・漢字・数字(算用数字、漢数字両方)は使えます。
英字は固有名詞にだけ使えます。(会社名・商品名・地名など)

書き間違えた字の訂正方法

書き間違えたときは、塗りつぶさず、その箇所に2本線を引き何を消したか分かるようにします。そして、マス目から外れてもいいのでそのヨコに正しい字を書きます。訂正した場合は欄外に何行目何字削除、何字加入と書き、そこに差出人の印鑑を押します。

差出人欄と受取人欄の書き方

差出人欄と受取人欄は最初でも最後でどちらでもかまいません。その際、必ず差出人、受取人の住所と氏名を書かなければなりません。また、差出人の名前の下に捺印(印鑑を押す)しておくと良いです。

同文のもの3通作成

内容証明郵便は、1通を受取人、1通を差出人、1通を郵便局の計3通同文のものを用意しなければなりません。1通を書いて残り2通をコピーしたりパソコン等で作成し3通コピーするのが手っ取り早いです。ただし、コピーをするさい、印鑑はそれぞれに押さなければなりません。

最終確認

最後にもう1度、見直し誤字脱字が無いか確認し、次の点に特に注意しましょう。
1,制限された字数で書いているか
2,修正した際の訂正方法
3,差出人、受取人の住所、氏名の記入