内容証明の書き方
どんな紙に書けば良いのか
紙はどんなものでも構いません。
特に制限がありませんのでメモ用紙でも原稿用紙でも問題なしです。ただ、相手に正式な文書であると思わせるためには内容証明用紙が効果的です。
内容証明用の内容証明用紙というものが文房具店などに置いてあります。記入例もあり手書きであれば、とても便利です。
文字の種類や数に制限がある
タテ書き、ヨコ書き、どちらでもかまいませんが、１枚に対し書ける文字数が決まっています。
| 書き方 | 文字数・行数の制限 |
|---|---|
| 縦書き | １行に２０字以内、１枚に２６行以内 |
| 横書き | １行に２０字以内、１枚に２６行以内 １行に１３字以内、１枚に４０行以内 １行に２６字以内、１枚に２０行以内 |
１字の範囲・使用できる文字
| 種類 | 字数・文字 |
|---|---|
| 句読点 | 、←１字 。←１字 |
| カッコ | 「 」←合わせて１字 例 （内容証明）←計５字 複数行にまたがる場合は（を1字とする |
| 記号 | ％ ｇ ＋ ←各１字 ｋｇ ㎡←各２字 |
| 使用できる 文字 |
ひらがな・カタカナ・漢字 数字（算用数字、漢数字両方） 英字は固有名詞のみ可能（会社名・商品名・地名など） |
その他、内容証明書き方のルール
- 同文のもの３通作成
- 内容証明郵便は、１通を受取人、１通を差出人、１通を郵便局の計３通同文のものを用意しなければなりません。１通を書いて残り２通をコピーしたりワード等で作成し３通コピーするのが手っ取り早いです。ただし、コピーをするさい、印鑑はそれぞれに押さなければなりません。
- 差出人欄と受取人欄の書き方
- 差出人欄と受取人欄は文頭、文末どちらでもかまいません。その際、必ず差出人、受取人の住所と氏名を書かなければなりません。また、差出人の名前の下に捺印（任意です）しておくと良いです。
- 書き間違えた字の訂正方法
- 書き間違えたときは、塗りつぶさず、その箇所に２本線を引き何を消したか分かるようにします。そして、マス目から外れてもいいのでそのヨコに正しい字を書きます。訂正した場合は欄外に何行目何字削除、何字加入と書き、そこに差出人の印鑑を押します。
- 内容証明文が２枚以上になったとき
- ２枚以上になったときは、ホッチキスまたはのりで止め、その止めた部分に、差出人の印鑑を必ず押します。
内容証明の封筒について
封筒は専用のものがあるわけではなく、手紙を出すときの封筒でかまいません。
封筒の表側・・・受取人（相手側）の住所、氏名を記入
封筒の裏側・・・差出人の住所、氏名を記入
内容証明文に書いた受取人・差出人欄の住所、氏名と同じにしなければなりません。
郵便局で内容証明郵便の手続きをして最後に封をしますので、封をしないで郵便局に持って行きましょう。
最終確認 内容証明の利用ケースについて
最後にもう１度、見直し誤字、脱字が無いか確認し、次の点に特に注意しましょう。
１，制限された字数で書いているか
２，修正した際の訂正方法
３，差出人、受取人の住所、氏名について内容証明・封筒記入